Assistant administratif et financier (F/H)

CONTEXTE

Mission principale du service : le service est chargé de l’exécution juridique et financière des marchés et de la gestion budgétaire des activités de la direction de l’immobilier et de l’environnement de travail et plus particulièrement des services de :

• Maitrise d’ouvrage batimentaire (service construction)
• Maintenance des bâtiments et équipements propriétés de la Métropole (service maintenance)
• Gestion de la flotte de véhicules de la Métropole (service parc roulant)
• Gestion des moyens et services mis à disposition des agents de la Métropole (service environnement de travail)

MISSIONS

Activité 1 : Assurer le suivi administratif et comptable des dépenses et des recettes en lien avec les chargés de suivi administratifs et financiers

• Effectuer l’engagement : procéder aux engagements de dépense et de recette, constituer le dossier des pièces justificatives de la dépense / de la recette, si nécessaire faire créer les lignes d’imputations budgétaire et demander les virements de crédits en cohérence avec les enveloppes budgétaires gérées par les chargés de suivi
• Suivi des engagements : Suivre les engagements jusqu’à l’envoi au prestataire, suivre les crédits des engagements réalisés sans l’application GRAND ANGLE
• Gérer la facturation (selon le type de contrat et le niveau de réalisation du contrat) : réceptionner et contrôler les éléments de facturation, vérifier le service fait, produire les certificats administratifs, certificats de paiement et états de solde, calculer la révision de prix, répondre aux demandes des prestataires, traiter les observations et/ou les rejets du comptable public
• Effectuer le pré-mandatement des engagements et des factures
• Suivre l’exécution des contrats et marchés conclus par la Direction de l’Immobilier et de l’Environnement de Travail : produire les ordres de service, contrôler le bordereau des prix, gérer les garanties financières : contrôler les documents envoyés par les prestataires, demander les libérations de retenue de garantie
• Préparer et vérifier le circuit des différents documents à porter au visa

Activité 2 : Participer à la sécurisation des opérations financières

• Tenir à jour des tableaux de bord de suivi des engagements et leurs réalisations
• Veiller au respect des délais de paiement
• Participer à l’élaboration des prévisions budgétaires en lien avec les chargés de suivi administratifs et financiers : état des consommations, restes à réaliser…

Activité 3 : Contribuer à l’amélioration du service rendu

• Assurer la suppléance des autres assistant(e)s administratifs en cas d’absence ou de surcroit d’activité : effectuer si nécessaire les virements de crédits, les commandes sur marchés, assurer le suivi et la gestion des parapheurs (bons de commande, courriers urgents...), contribuer au règlement des factures en attente, effectuer différentes tâches administratives (scan des pièces, enregistrement de tiers, engagements, etc …)

VOS ATOUTS

Profil attendu

• Statut : cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
• Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : Niveau CAP/BEP spécialisation administrative et comptable
• Expérience souhaitée : Une première expérience dans le même poste est souhaitée

Connaissances

• Statuts de la Fonction Publique et environnement territorial de la collectivité
• Règles budgétaires et comptables
• Droit de la commande publique

Savoir-faire

• Travailler en transversalité
• Gérer les priorités
• S’organiser de manière structurée
• Qualités rédactionnelles
• Analyser et synthétiser des informations
• Utiliser les outils informatiques

Savoir-être

• Rigueur, organisation, méthode et pragmatisme
• Esprit d’équipe et de collaboration
• Réactivité et disponibilité

CONDITIONS D'EXERCICE

• Lieu de travail : 24 BIS Boulevard De La Chantourne, 38700 LA TRONCHE
• Temps et horaires de travail : règlement métropolitain
• Rémunération : selon le cadre d’emploi + régime indemnitaire de la collectivité (RIFSEEP : GF4)
• Equipements : ordinateur et téléphone fixe
• Logiciels métier : 1/ Grand Angle (finances), 2/ Webdelib (instances), 3/ Business Object

Dépôt de candidature M130921C11947		Clôture des candidatures 27/02/2025		Date de jury Mars 2025		Poste à pourvoir Dès que possible