Assistant d'accueil métropolitain et de gestion administrative (F/H)

L’agent(e) d’accueil métropolitain(e) est intégré(e) aux différents services de la Métropole. Sa mission principale consiste à instaurer une relation de proximité et de confiance avec les usagers, les élus ainsi que les partenaires internes et externes de la collectivité. Il/elle veille à assurer un accueil de qualité, en facilitant l’accès au service recherché et en garantissant la transmission d’informations fiables.

L’agent(e) d’accueil exerce ses fonctions à plus de 50 % dans des services spécialisés, qu’ils soient mono- ou pluri-compétents. En parallèle de son rôle principal, il/elle peut être amené(e) à effectuer des missions complémentaires. Par ailleurs, des tâches spécifiques liées au service de rattachement peuvent également lui être confiées.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Activités de l’agent d’accueil métropolitain (50%)

Accueil physique et téléphonique du public

• Assurer l’accueil du public en respectant les règles de communication et le protocole d’accueil métropolitain

• Favoriser l’expression des demandes des usagers, les analyser et reformuler les besoins exprimés

• Proposer des réponses adaptées relevant des missions de la direction ou transmettre les demandes aux services compétents

• Orienter le public et faciliter la mise en relation avec les services ou opérateurs appropriés

• Remettre les documents et formulaires nécessaires

• Veiller au respect de la réglementation applicable au site et au domaine d’activité du service

Information et accompagnement des usagers

• Traiter, instruire et assurer le suivi des demandes, tout en garantissant leur traçabilité

• Accompagner les usagers et partenaires dans leurs démarches auprès de la collectivité ou lors des temps d’information, de rencontres et d’échanges organisés par celle-ci

Sensibiliser les usagers aux principes du développement durable et aux pratiques éco-responsables

Activités liées à la maison de l’emploi et du service (50%)

Gestion administrative et financière

• Assurer le relais, dans les meilleurs délais, entre les participants PLIE et leur référent lorsque le contact direct n’est pas possible

• Assister les référents PLIE et les chargés de relations entreprises dans la gestion administrative des dossiers participants et la mise en œuvre des actions collectives

• Assurer la coordination administrative avec le Département pour le suivi des dossiers des allocataires RSA orientés et accompagnés dans le cadre du Parcours emploi renforcé

• Traiter des opérations administratives simples permettant aux publics d’accéder à l’accompagnement du service (traitement courriers, prise de rendez-vous, relance)

• Garantir la traçabilité en temps réel de toutes les étapes du parcours des participants (complétude des dossiers, suivi des pièces administratives, mise à jour des indicateurs d’activité) afin de répondre aux exigences des financeurs (FSE, Département)

• Archivage et stockage : mettre en œuvre l'archivage physique et numérique des dossiers des participants PLIE et de l'activité de la structure

• Assurer, en lien avec le/la responsable de site, la logistique et le bon fonctionnement du site (contact des prestataires techniques, suivi des obligations réglementaires comme la sécurité incendie, gestion des fournitures)

Participation animation collectives

• Participer à l’organisation et à l’animation des actions collectives portées par les Maisons de l’emploi
  
  

VOS ATOUTS

Connaissances

• Statuts de la Fonction Publique, contexte et environnement territorial

• Notions ou intérêt pour le domaine de l’emploi et de l’insertion sociale et professionnelle

• Attentes des employeurs en matière de CV et lettre de motivation

• Règles liées au RGPD

Savoir-faire

• Accueillir un public en difficulté sociale et/ou maîtrisant peu le français

• Utiliser les logiciels bureautiques (suite Office) et les outils de navigation sur Internet

• Organiser son travail, gérer les priorités, s’adapter aux urgences

• Rédiger avec soin (orthographe, grammaire)

Savoir-être

• Rigueur et transparence dans le travail

• Sens de l’écoute, accueil et disponibilité

• Capacité à gérer le stress lié à l’affluence et aux situations complexes

• Prévenir et gérer les conflits

• Esprit d’équipe et solidarité au sein d’un collectif

• Respect de la confidentialité des situations et du fonctionnement du service

• Polyvalence et souplesse dans l’organisation du travail

Statut : cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux 
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : formation Bac
Expérience souhaitée : 2 ans dans un métier d'accueil du public et d'assistanat

Lieu de travail : maison De l’Emploi Grand Sud – Place Winsen LUHE – 38000 Pont de Claix
Temps et horaires de travail : règlement métropolitain
Rémunération : selon le cadre d’emploi + régime indemnitaire de la collectivité - Cat C - GF3
Equipements : ordinateur + téléphone fixe
Logiciels métier : Pack Office - Evo Vision
Avantages sociaux : PdME et forfait mobilités durables, participation mutuelle et prévoyance, titres restaurant, comité des œuvres sociales, CESU
Équipements : poste informatique fixe ou portable, téléphone portable

Dépôt de candidature Réf du poste : M150216C14226		Clôture des candidatures 25/08/2025		Date de jury Septembre 2025		Poste à pourvoir Dès que possible