Assistant de gestion administrative (F/H)

FINALITÉ DU POSTE

• Garantir, pour la direction, la coordination de la production des documents écrits de la direction, nécessaires à la tenue des assemblées et des commissions ressources
• Être en appui aux agents de la direction en matière d’organisation interne avec un appui spécifique aux missions de l’unité comptabilité pour lequel il/elle assure l’interface avec les sollicitations externes.
• Être référent pour le logiciel courrier, l’intranet, la documentation, la gestion des fournitures, la gestion « locaux » et la communication interne
• Contribuer à une amélioration de la qualité de l’ensemble de la production écrite (courrier, note, délibération, rapport, compte-rendu) de la direction : qualité rédactionnelle, présentation, charte graphique.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Activité 1 : Centraliser les productions écrites de la direction pour les assemblées, les commissions ressources et les autres réunions

• Assurer le suivi du respect des échéances pour la production des documents nécessaires à la tenue des assemblées (anticipation du calendrier) et des autres réunions (Réunions Budgétaires), avec un soutien actif aux agents
• Constituer les dossiers
• Participer au processus de préparation budgétaire et à la production des documents financiers en assistant les différents partenaires internes
• Assurer l’organisation de l’ensemble des réunions y compris celles des réseaux internes ou externe et, chaque fois que nécessaire, en assurer le compte-rendu

 

Activité 2 : Etre en appui au niveau de l’organisation interne de la direction

 Assurer un conseil et une assistance technique aux agents de service : sensibilisation aux règles et procédures internes, accompagner le service dans la production de documents comptables et financiers

• Mettre à jour les informations à communiquer sur l’intranet et l’extranet en lien avec les chefs de services => Référent et contributeur Métrosphère
• Référent communication interne
• Référent « gestion des locaux » pour la DFCG
• Participer au Réseau des Assistantes Administratives
• Veiller à la cohérence de l’arborescence informatique et assurer un suivi rigoureux de son évolution
• Gérer le courrier arrivée et départ : diffusion, tenue des chronos, mise à jour du logiciel courrier, y compris le courrier de l’unité comptabilité :
  • Assurer le suivi des courriers notamment en matières de relances et d’orientations des factures.
  • Effectuer des recherches diverses sur les dossiers en cours arrivés par courrier.
  • Répondre aux courriers adressés par les commissaires aux comptes, selon les informations recueillis auprès des comptables.
• Travailler en binôme avec l’assistante du Service (mutualisé) du Contrôle de Gestion Externe.

Activité 3 : Assurer des missions de secrétariat pour l’ensemble de la direction

• Préparer les ordres de missions, organiser les réservations pour les déplacements du personnel du service et la réalisation des états de déplacements
• Tenir à jour le planning de congés et absences du personnel de la direction
• Assurer les tâches de logistique nécessaires à la direction : fonctionnement de la photocopieuse-imprimante, commandes de fournitures
• Gérer les appels téléphoniques entrants, en assurant un premier niveau de réponse (orientations, réponses aux demandes de renseignements de base). Filtrer et rediriger les appels vers les services appropriés lorsque nécessaire.

 

Activité 4 : Participer à la sécurisation des missions de la direction dans une logique mise en place du contrôle interne

• Gestion des accès et habilitations en interface entre la collectivité et le Service de Gestion Comptable (SGC-Trésor Public) :
  • Gestion des demandes d’accès au portail PIGP pour les utilisateurs.
  • Suivi et revue des habilitations aux outils métiers, en assurant la mise à jour des accès conformément aux procédures internes.
• Gestion des tiers et des risques associés :
  • Contribuer à l’analyse et à la gestion des risques associés aux FOVI en soutien de l’équipe accueil comptable.
  • Assurer le nettoyage régulier de la base tiers, en supprimant ou en mettant à jour les informations obsolètes.

Participer à la gestion des rejets BDF (Banque de France), en apportant un soutien dans leur identification, traitement et résolution.



VOS ATOUTS

CONNAISSANCES

• Outil informatique : bureautique
• Techniques de secrétariat (classement, gestion d’agenda, organisation de réunions…)
• Anticiper et prioriser les tâches selon des délais contraints

SAVOIR FAIRE

• Saisir avec rigueur des données chiffrées et relire les documents produits
• Organiser des réunions en gérant tous les aspects pratiques
• Rédiger courriers et comptes rendus en respectant la forme adéquate

PROFIL REQUIS

Statut : cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : formation en secrétariat / gestion administrative
Expérience souhaitée : expérience confirmée dans un emploi similaire en assistanat de direction, gestion, comptabilité

CONDITIONS D'EXERCICE

Lieu de travail : 1 place André Malraux à Grenoble
Temps et horaires de travail : règlement métropolitain
Rémunération : selon le cadre d’emploi + régime indemnitaire de la collectivité (GF3)
Logiciels métier : Oxyad - CORIOLIS

CANDIDATER

Dépôt de candidature M121100C13959		Clôture des candidatures 10/08/2025		Date de jury Août/septembre 2025		Poste à pourvoir Dès que possible

Référent.e recrutement : JORIS BOUFFARD-TOCAT - 04 85 59 89 70

Responsable hiérarchique : ANNE-SOPHIE LE MINOUX-LICOUR