Assistant de gestion administrative (F/H)

Type de poste: Temporaire
Cadre d'emploi
Domaine de compétences: Administratif
Catégorie
Temps de travail
Date limite de candidature: 25/08/2025

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Au cœur des préoccupations des ménages, l'habitat est une compétence de Grenoble Alpes Métropole. Vous intervenez pour deux services : le développement de l'offre de logement et le service de la rénovation de l'Habitat.

Mission principale des services et mission :
Piloter et animer les dispositifs d’amélioration de l’habitat privé dans le cadre d’un travail transversal en interne et en externe.
Piloter et animer les dispositifs de production et de réhabilitation de logements sociaux y compris en lien avec les bailleurs sociaux et les communes.

Le poste assure les missions d’assistance au sein d’un groupe de 3 assistantes et d’assistante à la conduite de projets pour la Direction du Foncier et de l’Habitat.
Composition de la direction : 70 agents répartis au sein de :
4 services
- Foncier et immobilier
- Développement de l’Offre de Logement
- Amélioration de l’Habitat Privé
- Parcours Logement
Ainsi que :
- une mission gens du voyage
- une direction de projet Programme Local de l’Habitat et Transitions

FINALITÉ DU POSTE

1 : Assistance /secrétariat auprès des 2 services : Assurer le secrétariat des 2 cheffes de service (gestion de courriers, de parapheurs, agenda, montage de réunions, dossiers à préparer, gestion des déplacements ,...)
- Apporter une assistance auprès des chargés de missions et responsables d’unités des 2 services en tant que de besoin et en lien avec les cheffes de service

2 : Saisie de documents informatiques

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Assistance classique auprès des 2 cheffes de service

- Traitement de l’information

- Saisir, présenter, mettre en forme et éditer des documents (note, compte – rendu, courrier…) selon les procédures et modèles en vigueur.
- Gérer l’accueil téléphonique et physique : réceptionner les appels, orienter, noter et transmettre les messages.
- Gérer les agendas : prendre les rendez-vous, informer sur la disponibilité et la présence des agents.
- Enregistrer les courriers et effectuer le suivi des parapheurs tant au format papier que numériques dans le respect des délais.
- Assister aux réunions internes et externes, établir les relevés de décision ou comptes rendus. -
- Préparer les courriers ou notes pour les agents du service tant au format numérique que papier
- Accompagner la mission transversale communication pilotée par une cheffe de service

Organisation, coordination et suivi

- Organiser les réunions internes et externes : identification d’une date, envoi des convocations et du dossier.
- Gérer les déplacements : réservation, ordre de mission, état des frais de déplacement.
- Éditer des bons de commandes et valider le service fait en lien avec les cheffes de service
- Effectuer le suivi des ressources internes pour l’ensemble de la direction en lien avec les autres assistantes : fournitures, gestion des revues et abonnements, d’une base documentaire interne et lien avec le service documentation, mise en œuvre de la BDD contacts, accueil nouveaux arrivants, dysfonctionnements matériels et locaux, suivi du kit accueil café…
- Appliquer des procédures et produire des outils de suivi pour les missions
- Classer et archiver (courrier, note, dossier, …).

Intérim au sein du pôle Assistance

- Assurer l’intérim au sein du groupe des assistantes selon la répartition des activités entre assistantes.

VOS ATOUTS

Formation : CAP avec expérience significative, Bac ou BTS secrétariat ou assistant de direction
Expérience souhaitée : une première expérience professionnelle sur un poste similaire est souhaitée

CONNAISSANCES
Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
Connaissance du domaine de l’habitat et du foncier
Arborescence informatique (en tant que référent)
Connaitre les techniques de classement et d’archivage
SAVOIR FAIRE
Maitriser l’outil informatique
Avoir une bonne maitrise de l’orthographe et de la grammaire
Capacité à gérer les imprévus et à rechercher des solutions
Rechercher et transmettre une information de manière claire, précise et adaptée
SAVOIR ÊTRE
Respecter la confidentialité des informations traitées
Rigueur / Organisation / Méthode / Pragmatisme

CONDITIONS D'EXERCICE

Lieu de travail : 47 Avenue Marie Reynoard, 38100 GRENOBLE

Type de contrat : CDD Renfort de 3 mois
Temps de travail: 1 607 h avec jours de RTT, cycles sur 5 jours ou 4,5 jours, possibilité de télétravail
Rémunération : grille statutaire du grade + prime (RIFSEEP)
Avantages sociaux : PdME et forfait mobilités durables, participation mutuelle et prévoyance, titres restaurant, comité des œuvres sociales, CESU

Logiciels métier : 1/ suite bureautique (word, excel, ppt, ..) 2/ Webdelib (délibérations, décisions)
3/ logiciel courrier.

CANDIDATER