Assistant de suivi administratif coordination exploitation (F/H)

FINALITÉ DU POSTE

• Assurer les missions d’assistance administrative auprès des agents et responsables de services
• Assurer la suppléance des autres assistantes du Pôle Proximité et espaces publics en cas d’absence et dans les périodes de forte activité des autres services impliquant une surcharge de travail ponctuelle

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Activité 1 : Assurer des fonctions d’assistance administrative du service

•  Planification des réunions de services et rédaction des comptes rendus
•  Planification des points réguliers et spécifiques agents/chefs de service
•  Préparation des entretiens professionnels
•  Accueil des nouveaux agents (demandes des besoins informatiques, mobiliers, livret d’accueil, etc. et suivi de leurs bonnes disponibilités avant l’arrivée effective des agents)
•  Gestion des besoins matériels divers (fournitures, informatiques, etc.)
•  Gestion des ordres de mission et états de frais
•  Relecture et mise en forme de documents divers : notes, comptes rendus, CCTP (…)
•  Appui à la rédaction de délibérations sur OXYAD
•  Lien inter-services (SAF, urba etc.)
•  Gestion des séminaires de service

Activité 2 : Effectuer des fonctions d’assistance technique et logistique sur les projets pilotés par le service

 Organisation de réunions : logistique, participation et rédaction des comptes rendus

• Réunions techniques internes / externes
• Réunions politiques (type « COPIL »)
• Réunions de concertation
• Gestion des Comités Techniques Espaces Publics : (CTEP)

• Montage d’un planning à l’année ou de réunions spécifiques
• Constitution des ordres du jour avec les directeurs de projet et le chef de service
• Relation aux pilotes de projets sur la préparation et logistique du comité
• Prise de connaissance du projet en amont du comité
• Participation systématique aux CTEP avec rédaction des comptes rendus et diffusion

Gestion des Comités d’Instruction Espaces Publics : (CIEP)

•  Montage des CIEP en lien avec l’assistant du VP, des élus de la Métropole, des Maires et élus des communes, rédaction des comptes rendus

Gestion du courrier + Contacts mobilités (site) + Fiches GRU

Réponses 1er niveau aux élus et habitants + gestion de la réponse définitive concernant les contacts mobilités et fiches GRU

• Dispatching
• Suivi : mise en place de points réguliers avec les chefs de projets
• Proposition de courriers-réponses avec éléments donnés par les chefs de projets
• Lien avec les différents services de la Métropole pour obtenir des éléments pour rédiger la réponse
• Mise en parapheur et suivi + envoi courrier

Revue de presse annuelle des activités du service


VOS ATOUTS


CONNAISSANCES

• Connaissances des circuits administratifs (courrier, gestion électronique des documents,…)
• Connaissances du fonctionnement des collectivités

SAVOIR FAIRE

• Rédaction de documents administratifs (courriers, notes...) (respect des règles d’orthographe, de grammaire, …)
• Mise en forme des documents
• Gestion des mailings listes

SAVOIR ETRE

• Sens de l’organisation, rigueur
• Qualité relationnelle, capacité à travailler en équipe
  
  
  PROFIL REQUIS

• Statut : cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
• Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : niveau bac en secrétariat
• Expérience souhaitée : première expérience souhaitée en collectivité publique

CONDITIONS D'EXERCICE

Temps et horaires de travail : règlement métropolitain
Rémunération : selon le cadre d’emploi + régime indemnitaire de la collectivité (GF3)
Equipements : PC + téléphone fixe
Logiciels métier : Orchestra, Oxyad, Prineo, Easy Request
Durée du contrat : 1 an

CANDIDATER

Personnes reconnues travailleurs handicapés :
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Dépôt de candidature MA100C13159		Clôture des candidatures 31/10/2025		Date de jury Novembre 2024		Poste à pourvoir Dès que possible

Référent.e recrutement : JORIS BOUFFARD-TOCAT - 04 85 59 89 70

Responsable hiérarchique : GERALDINE BERGER - 04 80 70 12 95